Como escolher uma boa empresa de formatura?

Sua turma está na reta final e vocês precisam de uma empresa para organizar a formatura, mas com tantas empresas, como fazer uma boa escolha sem colocar em risco um dia tão importante para todos os formandos? 

Esta é uma questão delicadíssima e precisa de muita atenção, por isso vale seguir os seguintes passos para garantir que nada vai sair errado.

Empresas de Formatura

Agências de Formatura

Como contratar uma agência de Formatura

1 – Nunca fechar com a primeira empresa que aparecer.

Muitas vezes as empresas é que procuram os formandos para oferecerem seus serviços, e eles são tão apressados que terminam convencendo o fechamento do serviço sem ao menos as comissões pesquisarem outras empresas, e esse é o segundo passo desta lista de dicas.

2 – Pesquisar incansavelmente até encontrar uma empresa com boa reputação.

A dica é conversar com outras comissões de formaturas e conseguir algumas indicações de colegas que já passaram por esse processo e ficaram satisfeitos com os serviços prestados por alguma empresa. Mas isso não basta, hoje é muito comum os clientes colocarem a boca no trombone, ou melhor, nas redes sociais e sites de reclamação quando não gostaram do serviço de uma empresa, então vasculhar a reputação das empresas na internet é indispensável. Que tal começar pelo reclame aqui? ;)

3 – Selecionar até 4 empresas para ouvir as propostas de serviços.

Normalmente fazer reunião com 3 empresas já é suficiente, mas até 4 são aceitáveis, pois ouvir muitas propostas pode confundir mais do que ajudar. Lembre-se que estas empresas já devem ter passado pela seleção de boa reputação realizada pela comissão de formatura e que todos os detalhes deve ser minunciosamente discutidos com a empresa e depois somente entre os integrantes da comissão. Isso pode ser bem cansativo, mas é essencial para garantir a qualidade e a segurança de que vocês terão uma festa fantástica como merecem.

4 – A análise da proposta e do contrato deve ser realizada pela comissão.

Algumas empresas preferem apresentar a proposta para todos os formandos. A intenção é debater o assunto com muitas opiniões divergentes de quem não está a par das questões, desta forma causa tumulto e a comissão se sente pressionada a agilizar a contratação sem a devida análise do contrato e sem pesquisa de concorrência. É neste momento que se comete o maior erro, pois sem a devida análise do contrato e sem a pesquisa de concorrência, a comissão pode contratar gato por lebre.

5 – Esclarecer todas as dúvidas durante a apresentação da proposta e empatia.

Parece meio óbvio, mas muitas comissões fecham contrato sem sanar todas as dúvidas sobre os serviços e isso é erro gravíssimo, pois depois de fechado o contrato fica muito difícil de exigir o cumprimento de algo que não ficou acordado no papel. Além disso, a empatia é muito importante, pois para evitar decepções a empresa precisa saber ouvir a comissão e estar alinhada com as ideias propostas pelos formandos.

Vale prestar muita atenção na proposta (e no contrato), pois ela deve ser clara, conter todos os produtos e serviços propostos.

Algumas características que uma proposta e o contrato devem ter:

-Convites de formatura (deve ser explicado o nº de convites e a sua personalização, como o seu tamanho, se é capa dura ou não é, número de páginas e entre outras coisas).

- O nº de senhas deve ser discriminado.

- Se possui pacotes de fotos ou não, e qual o seu tamanho.

- Camisa da aula da saudade.

- Beca e canudo.

- No Baile deve ser discriminado todo o buffer (salgados, tipos de massas e entre outras coisas).

-Toda a decoração do baile também deve ser bem discriminada.

-Qual é a banda que irá tocar no dia.

-Quais são os espaços oferecidos para o baile.

-E como é o cerimonial do evento.

6 – A contratação deve uma decisão da maioria.

Claro que se a comissão levar para a turma todas as propostas vai ser uma confusão sem tamanho, pois cada formando terá uma opinião e dificilmente será possível atender a todos. Por isso, a comissão deve apresentar a turma no máximo duas empresas, se a comissão não conseguir decidir entre seus integrantes qual deve ser contratada. A apresentação para a turma deve conter as vantagens e desvantagens de cada uma, depois de sanadas todas as dúvidas, faz-se uma votação, se possível escrita para não gerar debate e confusão.

Lembre-se de que a responsabilidade é de todos. A comissão é apenas porta voz da turma, e se algo der errado, a decisão foi tomada pela maioria.

Assim como todos os gastos devem ser expostos e de fácil conferência por qualquer formando, as decisões também precisam ser claras e de comum acordo com todos para evitar problemas futuros.

Espero ter ajudado. Se você tem algo a acrescentar, deixe seu comentário. Vai ser muito legal ter você contribuindo para que outras pessoas possam ter a festa dos sonhos.